In Personaler - Arbeitsrecht

Prof. Dr. iur. Thorsten S. Richter – Meldeformalitäten für Unternehmen!

Hier erfährst Du:

  • Welche sonstigen Meldestellen man nicht vergessen sollte, um Nachzahlungen und Geldbußen zu verhindern!

  • Wo man Befreiuungsmöglichkeiten findet!

  • Wie man sparsam mit Meldepflichten umgeht!

Deine typische Ausgangssituation

Die Vielzahl der zum Teil erforderlichen Genehmigungen und zu erfüllenden Auflagen wird zusätzlich dadurch erschwert, dass oft unklar ist, welche Ämter, Behörden oder Einrichtungen kontaktiert werden müssen.

Deshalb sollte man sich umso mehr darum kümmern,

  • wo man die nicht so bekannten Meldestellen und

  • Anlaufstellen für die Belange von Unternehmen

  • und Formulare zum direkt herunterladen bzw. Beitragsrechner 

finden kann.

Deine Ziele

Ziel sollte es sein

  • nur zwingend notwendige Meldepflichten zu erfüllen

  • zeitlich Meldungen bei zu große Anforderungen und Kosten auf spätere Zeiten zu verlagern,

  • das Unternehmen manchmal so zu gestalten, dass manche Meldepflichten nicht entstehen, z.B. Beispiel Fernunterricht noch nicht mit Zertifikat und Test geben, da eine kostenpflichtige Registrierung die Folge wäre!

Dein Weg

Tipp 1 Einheitlichen Ansprechpartner
Tipp 2 Bauamt 
Tipp 3 Gesundheitsamt 
Tipp 4 Gewerbeaufsicht 
Tipp 5 Kreisverwaltungsbehöde 
Tipp 6 Ordnungsamt 
Tipp 7 Kammern für Sachkundeprüfung und Unterrichtung 
Tipp 8 Einwohnermeldeamt 
Tipp 9 Staatliche Zentralstelle für Fernunterricht
Tipp 10 GEZ 
Tipp 11 Statistische Ämter des Bundes
Tipp 12 Patentamt
Tipp 13 Notar
Tipp 14 Rechtsanwalt
Tipp 15 Start-Up-Agenturen, Technologie- und Gründerzentren
Tipp 16 Gründungsberater

Tipp 1 Einheitlichen Ansprechpartner

Im Rahmen der EU wurden in jedem Land sog. einheitliche Ansprechpartner eingerichtet, die auch EU-länderübergreifend den Betrieb von Unternehmen ermöglichen sollen, Stichwort: Binnenmarkt mit seiner Warenverkehrs- und Dienstleistungsfreiheiten.

Was kann der Einheitliche Ansprechpartner für Gründer und Unternehmer tun?

Als zentrale Stelle begleitet der Einheitliche Ansprechpartner Unternehmer bei den erforderlichen Verwaltungsverfahren, d.h. er

  • kann sich im Auftrag des Unternehmers/Gründers um die weitere Kommunikation mit allen beteiligten Behörden kümmern.

  • informiert Unternehmer/Gründer kostenlos über alle Formalitäten, die man bei der Ansiedlung, Existenzgründung oder Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit sowie zur Anerkennung einer Berufsqualifikationen im jeweiligen Bundesland berücksichtigen  muss.

  • stellt die entsprechenden Formulare zur Verfügung

  • übernimmt für auf Wunsch auch die Erledigung aller erforderlichen Verwaltungsverfahren, wie beispielsweise der Gewerbeanmeldung. Somit muss man keine Behörde aufsuchen und kann jede Menge Zeit sparen.

Wie ist der Einheitliche Ansprechpartner zu finden?

Der einheitliche Ansprechpartner ist in Deutschland in jedem Bundesland eine andere Stelle, die Unternehmern und Gründern weiterhelfen,

  • vgl. die interaktive Landkarte des BMWI

Auf europäischer Ebene gibt es ebenfalls eine Übersicht, wenn man in der EU grenzüberschreitend tätig werden will:

Tipp 2 Bauamt

Wann benötige ich das Bauamt?

Benötigt man als Gründer bauliche Veränderungen für die Umsetzung der eigenen Geschäftsidee, dann muss man sich im Vorfeld evtl. bei Bauämtern bauliche Genehmigungen für z.B. Nutzungsänderungen einholten.

Achtung: Der Begriff Bauamt” wird nicht überall in den Bundesländern gleichermaßen verwendet und die Verwaltungsstellen für Bausachen, Bauaufsichtsbehörden, Bauämter, etc. sind unterschiedlich in den Kommunen verteilt.

Wie wichtig ist das Bauamt?

Schlimmstenfalls droht dem Gründer, dass

  • die Ämter den Rückbau verlangen, so dass dann mit Kostenaufwand wieder der Ursprungszustand hergestellt werden muss

  • eine Schließung des Geschäftes bis zum Rückbau erfolgen muss

Welche konkreten Fälle sind besonders zu beachten?

An die Bauämter ist besonders dann zu denken, wenn es um Folgendes geht:.

  • bauliche Veränderungen, bei denen Betriebsräume anders als vorher genutzt werden, sog. Nutzungsänderung, die beantragt werden muss

  • erweiterte Nutzung von Flächen, z.B. Bürgersteige, Grünflächen

  • Beschilderungsmaßnahmen der Arbeitsstätte

Tipp 3 Gesundheitsamt

Wie finde ich das Gesundheitsamt?

Manche Geschäftsideen haben mit gesundheitsrechtlichen Vorschriften zu tun, so dass unterschiedlich bezeichnete Verwaltungsstellen die Einhaltung dieser Vorschriften überprüfen:

  • GesundheitsamtGesundheitsbehördeFachdienst Gesundheit

  • zum Teil werden diese Aufgaben auch von der Gewerbeaufsicht übernommen

Wann ist das Gesundheitsamt für den Gründer zu konsultieren?

Diese Meldestellen muss man als Gründer von

  • Gastronomiebetrieben

  • Lebensmittelverkauf

  • ärztlichen Dienstleistungen

  • oder ähnlichem

besonders dann beachten, wenn es um

  • Erlaubnisse und Unbedenklichkeitsbescheinigungen (z.B. für den Verkauf von Lebensmitteln) für die Ausübung bestimmter Tätigkeiten geht (bitte im Einzelfall die jeweilige Kammer, Dachverband oder Gründungsberater befragen)

  • Einhaltung von Hygienestandards, Probenentnahme

  • Einhaltung von Berufsbezeichnungen (z.B. Heilpraktiker)

  • Begehungen von Betriebsräumen geht

Tipp 4 Gewerbeaufsicht

Mit was ist die Gewerbeaufsicht nicht zu verwechseln?

Diese nicht mit dem Gewerbeamt (zuständig für Anmeldung) zu verwechselnde Aufsichtsbehörde überwacht Vorschriften des Arbeits-, Umwelt- und Verbraucherschutzes.

Was für Aufgabe sind für die Gründer und Unternehmer besonders wichtig?

Sie kann schlimmstenfalls einen Betrieb stilllegen und übt darüber hinaus die in den Gesetzen ihnen erteilten Befugnisse z.B. durch Beratung der Unternehmen aber auch Erteilung von notwendigen Erlaubnissen, z.B. für

  • Einhaltung von Arbeitszeit-Vorschriften, etwa die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten, was durch die Kontrolle der Schichtpläne und Betriebsöffnungszeiten erfolgen kann.

Tipp 5 Kreisverwaltungsbehöde

Wo und wie findet man die Kreisverwaltungsbehörde?

Kreisverwaltungsbehörden haben in den Ländern und Kommunen unterschiedliche Behördennamen, hier muss man sich wiederum am Betriebssitz erkundigen!

Wann muss man an die Kreisverwaltungsbehörde denken?

An diese muss sich ein Gründer wenden, wenn er z.B. folgende Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO benötigt:

  • Immobilienmakler,

  • Darlehensvermittler,

  • Bauträger,

  • Baubetreuer,

  • Wohnimmobilienverwalter

Tipp 6 Ordnungsamt

Wer versteckt sich hinter dem Begriff “Ordnungsamt”?

Auch die Bezeichnung “Ordnungsamt” wird nicht immer in den Kommunen zu finden sein, manchmal sind andere Behörden mit den folgenden Ordnungsaufgaben zusätzlich betraut, hier hilft nur eine Nachfrage am Betriebssitz.

Wann muss man sich beim Ordnungsamt melden?

Ordnungsämter sind für die Erteilung von Erlaubnissen dann zuständig, wenn es sich um erlaubnispflichtigen Tätigkeiten handelt, wie z.B.

  • die Einholung einer Gaststätten- oder Alkoholausschankerlaubnis

  • Immobilienmakler

  • Versicherungsberater

  • Betreibung einer Spielhalle

  • und weitere grundsätzlich für die Bevölkerung “gefahrträchtige” wirtschaftliche Tätigkeiten geht

Was verlangen die Ordnungsämter?

In der Regel will man prüfen, ob die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen beim Gründer vorliegen, was z.B. durch folgende Nachweise bewiesen werden muss:

  • polizeiliches Führungszeugnis

  • sog. Unbedenklichkeitsbescheinigung

Tipp 7 Kammern für Sachkundeprüfung und Unterrichtung

Wieso muss man manchmal noch “zur Schule” bevor man Gründen kann?

Bei bestimmten unternehmerischen Tätigkeiten muss eine ausreichende Qualifikation nachgewiesen werden, die von z.B. Kammern wie der IHK durch die sog. Sachkundeprüfung nach vorherigen Schulungsbesuchen überprüft werden.

Damit will man die Bevölkerung und den Markt Deutschland vor “schwarzen” Schafen schützen und ein hohes Niveau an gut ausgebildeten Unternehmern fördern.

Bei welchen Tätigkeiten muss man eine Sachkundeprüfung machen?

Die gesetzlichen Vorschriften finden sich in §§ 29 ff. der Gewerbeordnung, so dass z.B. folgende Gewerbetreibende einer besonderen Genehmigung bedürfen:

  • Bewachungsgerwerbe

  • Verkauf von Arzneimittel, die freiverkäuflich sind

  • Berufskraftfahrer, Güterkraftverkehr, Gefahrgutbeauftragter/ -fahrer, Omnibusverkehr, Taxi- und Mietwagenverkehr

  • Versicherungsgewerbe

  • Waffen- und Munitionshandel

  • etc.

Tipp 8 Einwohnermeldeamt

Was will das Einwohnermeldeamt vom Gründer?

Die Einwohnermeldeämter wollen wissen, wo und ab wann Personen in bestimmten Bezirken in Deutschland ihren ständigen oder vorübergehenden Erst- und Zweitwohnsitz haben.

Warum muss man evtl. sich als Gründer beim Einwohnermeldeamt melden?

Um ein Gewerbe anmelden zu können bzw. eine freiberufliche Tätigkeit z.B. beim Finanzamt registrieren zu lassen benötigt man regelmäßig die vom Einwohnermeldeamt vergebene

  • Meldebescheinigung oder

  • einen Personalausweis.

Tipp 9 Staatliche Zentralstelle für Fernunterricht

Was will die Zentralstelle für Fernunterricht?

Seit über 30 Jahren also unterliegen Fernlehrgänge in Deutschland einem strengen staatlichen Verbraucherschutz, der durch die von der zuständigen Behörde – der Staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU) mit Sitz in Köln – durch eine Zulassungspflicht gewahrt wird.

Wann muss man sich hier als Gründer registrieren lassen?

Unter das Fernunterrichtsschutzgesetz fallen Lehrgänge,

  • bei denen Lehrende und Lernende ausschließlich oder überwiegend räumlich getrennt sind

  • und bei denen der Lernerfolg individuell überwacht wird, d.h. eine persönliche Betreuung durch einen Fernlehrer erfolgt, eine zumindest einmalige “individuelle” Lernerfolgskontrolle, i.S.d. § 1 Abs. 1 FernUSG

Wann muss man sich nicht registrieren lassen?

Kein Fernunterricht liegt vor, wenn eines der folgenden Kriterien erfolgt ist:

  • Kontakt zwischen Lernenden und Lehrenden erfolgt ausschließlich synchron, d.h. durch direkte Kommunikation zwischen Lehrendem und Lernenden, auch wenn diese räumlich getrennt stattfindet

  • basieren auf über 50 % auf synchronen Maßnahmen

  • Lernerfolgskontrolle wird dem Teilnehmer nicht individuell ermöglicht

Was sind die Voraussetzungen, damit man die Zulassung bekommt?

Im Fernunterrichtsschutzgesetz ist festgehalten, nach welchen Kriterien ein Fernlehrgang zu überprüfen ist, bevor eine Zulassung erfolgen

Dazu gehört unter anderem

  • die Kontrolle, ob die Verträge den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen,

  • sowie die Auswertung, ob das Lehrgangsziel mit den Studienmaterialien überhaupt erreicht werden kann.

Ein Fernlehrgang muss übrigens staatlich zugelassen werden, noch bevor er von einer Fernschule angeboten wird.kann.

Was kostet eine Zulassung von Fernunterricht?

  • Die Zulassungsgebühr beträgt  anch der Gebührenordnung in der Regel nach der derzeitig gültigen Gebührenordnung 150% des Verkaufspreises des zugelassenen Fernlehrgangs. Geht der endgültigen Zulassung des Fernlehrgangs eine vorläufige Zulassung voraus, erhöht sich diese Gebühr auf 200% des Verkaufspreises.

  • Die Mindestgebühr für die Zulassung beträgt 1050.00 €.

  • Für Fernlehrgänge mit einem geringen Verkaufspreis (unter 250 €) sind ermäßigte Zulassungsgebühren zu entrichten.

Tipp 10 GEZ

Ist der Rundfunkbeitrag nicht verfassungswidrig bzw. EU-Rechtswidrig?

Nein, die Gerichte haben endgültig entschieden, dass

Für was muss eine Meldung gemacht werden?

Rundfunkbeitrag wird fällig für:

  • Betriebsstätten: denn bei der Beitragsberechnung bildet nicht das Gesamtunternehmen die Grundlage, sondern jede einzelne Betriebsstätte, jede einzelne Filiale, das hat zur Folge, dass Filialbetriebe wie Bäckereien oder Friseure verhältnismäßig hohe Beiträge leisten

  • Firmenfahrzeuge, so dass Betriebe, die für ihre Arbeit einen großen Fahrzeugpool benötigen – etwa Unternehmen der Kfz- und Baubranche – werden besonders stark belastet.

  • Hotelzimmer, Ferienwohnungen (Jedes erste Zimmer oder jede erste Ferienwohnung einer beitragspflichtigen Betriebsstätte ist beitragsfrei und für jedes weitere Zimmer oder jede weitere Ferienwohnung ist ein Betrag von 5,83 € im Monat zu zahlen. Ausnahme stellen hier Bildungsveranstalter dar, die im Zusammenhang mit Bildungsveranstaltungen Zimmer vermieten. Diese Zimmer sind beitragsfrei, wenn Teilnehmer zum Vermieter eine besonders enge verrechtlichte Beziehung haben (Arbeitsverhältnis, Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft oder Partei).

Für was muss keine Meldung gemacht werden?

  • Räumlichkeiten, die ausschließlich gottesdienstlichen Zwecken gewidmet sind

  • Betriebsstätten, in der ausschließlich ehrenamtliche Tätigkeiten vollbracht werden

  • reine Funktionsstätten, die nicht ortsfest sind und die keinen Arbeitsplatz eingerichtet haben wie Windräder, Marktstände, Fahrzeugdepots und Trafohäuschen

Wie berechnet man die Höhe?

Der Beitrag wird gestaffelt, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter und der deren wöchentlichen Arbeitszeit, berechnet.

  • Insgesamt sind im Staatsvertrag zehn Beitragsstufen (von 5,83 € bis 3.150 € monatlich) festgelegt.

  • Betriebe müssen nur ein Drittel des Regelbeitrags zahlen, wenn sie weniger als neun Mitarbeiter beschäftigen. Betriebsinhaber, Auszubildende, Mitarbeiter in Elternzeit und Minijobber werden nicht bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl berücksichtigt.

Für Kleinbetriebe in der ersten Beitragsstufe

  • fallen im Monat 5,83 Euro pro Betriebsstätte an

  • Zudem ist ein Firmenfahrzeug beitragsfrei, für jedes weitere fallen ebenfalls 5,83 Euro an.

Die genaue Höhe kann durch einen Beitragsrechner ermittelt werden

Wie erfolgt eine Meldung?

Online über das Portal von Rundfunkbeitrag.de

Wie kann man als Rundfunkgebühren sparen?

Tipp 1: Teilzeitkräfte anteilig melden, da diese je nach Arbeitszeit mit geringerem Faktor berücksichtigt werden, vgl.

  • Personen mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von maximal 20 Stunden werden mit Faktor 0,5 berücksichtigt.

  • Personen mit einer Arbeitszeit über 20, aber mit maximal 30 Stunden werden mit dem Faktor 0,75 berechnet.

  • Personen, die mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten, vollständige Zählung mit Faktor 1,0.

Tipp 2: Schließzeiten bzw. Corona-Zeit

Tipp 3: Bezieher von Sozialleistungen und Behinderte 

  • Auszubildende können sich unter Umständen vom Rundfunkbeitrag für öffentlich-rechtliche Sender wie die von ARD oder ZDF befreien lassen, vorausgesetz sie beziehen die sogenannte Berufsausbildungsbeihilfe, das BAföG für Auszubildende, und wohnen nicht bei den Eltern.

  • Bezieher von Arbeitslosengeld II können sich befreien lassen

  • Menschen mit Behinderung („RF“) bezahlen 5,83 € im Monat, Darüber hinaus sind stets taubblinde Menschen von dem Rundfunkbeitrag befreit.

Kein Tipp mehr:

  • Bis 2013 war es möglich, die Rundfunkgebühren zu umgehen, indem angegeben wurde, dass kein Fernseher oder anderes Empfangsgerät im Haushalt verfügbar sein. Seit der Änderung in den Beitragsservice ist es unerheblich, ob Geräte vorhanden sind oder das Programm von ZDF und Co. genutzt wird, jeder Haushalt bezahlt pauschal die geforderte Gebühr.

Was passiert, wenn man nicht zahlt?

  • Wer Zahlungsbescheide ignoriert, muss mit Mahnungen und sogar einem Vollstreckungsbescheid rechnen, über welchen z. B. der Lohn für die Gebühr gepfändet werden kann.

  • Man sollte sich unbedingt beim Beitragsservice mit allen in Frage kommenden Wohnungen oder Betriebsstätten melden, da der Beitragsservice nämlich oftmals einen Datenabgleich mit dem Einwohnermeldeamt durchführt.

  • Wer schwarz fernsieht und erwischt wird, muss dann rückwirkend eine (unter Umständen hohe) Nachzahlung entrichten.

  • Daneben ist dafür stets ein hohes Bußgeld zu erwarten

  • Ausnahmefall: Zwangshaft!

Tipp 11 Statistische Ämter des Bundes

Was muss man an Statistiken melden?

Die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder erheben Statistiken in verschiedenen Wirtschaftsbereichen.

Jeder Gründer/Unternehmer

  • muss einerseits einen Beitrag zu den statistischen Erhebungen leisten und

  • kann andererseits die Informationsangebote des Statistischen Landesamtes nutzen.

Beispielsweise (vgl. Sachsen) haben Unternehmen die Pflicht an

  • Branchenstatistiken mitzuwirken und je nach dem Schwerpunkt ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit zumeist durch Direktbefragungen mit Online-Formularen teilzunehmen

  • Verdiensterhebungen als Stichprobenerhebungen vierteljährlich als Betriebe mit zehn und mehr Mitarbeitern teilzunehmen

  • Stichproben zur Auskunft für die jährliche Dienstleistungsstrukturerhebung Daten herauszugeben

  • Konjunkturerhebungen in ausgewählten Dienstleistungsberichten

  • etc.

Tipp 12 Patentamt

Welche Ideen sollte man wo schützen?

Bevor man auf den Markt mit seinen Produkten und Dienstleistungen geht sollte man sich überlegen, ob man nicht seine Ideen durch Anmeldungen schützen lassen sollte.

Gründer und Unternehmer können insbesondere gewerbliche Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster, Marken, Designs, etc.)

  • beim Deutschen Patent- und Markenamt,

  • beim Europäischen Patentamt und

  • beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum

  • der WIPO in Genf international selbst anmelden

Es ist empfehlenswert, sich dabei von einem Patentanwalt unterstützen zu lassen.

Im Ausland benötigt man vor nationalen Patentämtern einen zugelassenen Vertreter.

Tipp 13 Notar

Wann ist der Notar einzuschalten?

Zum Notar sollte man als Unternehmer bzw. Gründer gehen, um

  • Eintragung für das Handelsregister notariell begutachten und dann zur Eintragung amtlich weiterleiten zu lassen

  • Gesellschaftsverträge, z.B. der UG, GmbH, AG etc. notariell zu beurkunden

  • ein Unternehmertestament machen zu lassen

  • einen Ehevertrag mit seinem Ehevertrag machen zu lassen

  • einen Erbvertrag z.B. mit Pflichtteilsberechtigten abzuschließen

  • eine Patientenverfügung anfertigen und amtlich hinterlegen zu lassen

Tipp 14 Rechtsanwalt

Was kann der Anwalt für Gründer machen?

Der Rechtsanwalt kann helfen, z.B.

  • bei Rechtsformwahl mit Abfassung von Gesellschaftsverträgen

  • Erstellung von Vertrags-AGB

  • Beratung bei Kooperationen

Tipp 15 Start-Up-Agenturen, Technologie- und Gründerzentren

Was machen Gründerzentren?

Gründerzentren bieten auf vielfältige Weise Hilfen bei der Existenzgründung an.

Manche sind spezialisiert auf bestimmte Bereiche, manchen beraten alle Unternehmensbereiche.

Weiterhelfen diese Zentren durch

  • Weiterbildungs- und Coachingmaßnahmen

  • Zurverfügungstellung von günstige Geschäfts- und Laborräume zur Verfügung, Inkubatoren

Vielfach werden Startercenter öffentlich finanziert.

Tipp 16 Gründungsberater

Was macht ein Gründungsberater anders als ein Unternehmensberater?

Vom Gründungsberater erhält der Gründer umfassende Hilfe zu verschiedenen Themen, die die Existenzgründung betreffen, wobei der Berater auf dieses Klientel spezialisiert ist.

Ein Gründercoach hilft dem angehenden Unternehmer in beratender Form allgemeine Fragen rund um die eigene Existenzgründung und Unternehmensführung zu klären.

Welche Themen besprechen Gründungsberater besonders?

  • Verbesserung und Optimierung der Geschäftsidee

  • Erstellung und Optimierung des Businessplans

  • Rechtsform des Unternehmens

  • Recht und Steuern

  • Marketing und Werbematerialien

  • Fördermöglichkeiten der eigenen Existenzgründung

  • Finanzierung

  • Managementsystem

  • Personalführung und Personalmanagement

Zusammenfassung

  • Neben den üblich genannten Meldestellen gibt es noch über 15 andere, die je nach Unternehmensschwerpunkt wichtig werden!

  • Vielfach sind diese Meldestellen unterschiedlich bezeichnet, je nachdem in welcher Gemeinde man lebt!

  • Wenn man aus dem EU-Ausland kommt, z.B. der einheitliche Ansprechpartner!

  • Wenn man bauliche Veränderungen vornimmt, dann das Bauamt

  • Wenn man besonderes gefährliche Tätigkeiten vorhat, z.B. Waffenhandel, dann braucht man besondere Erlaubnisse und evtl. sogar Unterricht und Zertifikate!

Call to Action

  • Die mit der Geschäftsidee verbundenen Auswirkungen auf den Markt genau analysieren und zusammenschreiben.

  • Beim jeweiligen beruflichen DachverbandKammer oder Gewerbeamt nach besonderen Meldepflichten fragen!

Quiz

  • Welche Meldestellen sind Pflicht und bei welchen kann man sich freiwillig melden?

  • Welche unternehmerische Kriterien sind für die Kosten der Meldestellen wichtig?