In Personaler - Arbeitsrecht

Prof. Dr. iur. Thorsten S. Richter – Forderungs- und Streitmanagement für Unternehmen!

Hier erfährst Du:

  • Was muss man wann konkret tun, wenn ein Schuldner nicht zahlt?

  • Warum sollte man als erstes die Hintergründe der Nichtzahlung untersuchen?

  • Was sollte man unbedingt schon vor einem Vertragsschluss zur Abwendung dieses Worst-Case-Falls tun?

  • Wie lange sollte man warten, bis man vor Gericht geht und welche Alternativen gibt es?

Typische Fallkonstellation

Leider viel zu oft kommt dieser Fall vor: Schuldner zahlt seine Schulden nicht. Du bleibst auf Deinen Forderungen sitzen und kannst selbst nicht mehr Deine Schulden bezahlen.

Ein Teufelskreis beginnt und die “Domino-Kette” kann verherrende Folgen bis zur Insolvenz Deines eigenen Betriebes haben!

Wie schlimm es gerade um die Zahlungsmoral steht zeigt Dir ein Blick ins Internet, Stichwort “Zahlungsmoral Deutschland 2020”=

  • Zahlungsmoral singt (Springerprofesional.de)

  • Inkasso-Umfrage: Coronakrise drückt Zahlungsmoral von Verbrauchern und Unternehmen Starker Anstieg bei Unternehmensinsolvenzen erwartet (Inkasso.de)

  • Gründe sind unterschiedlich, vgl. Inkasso.de

Ziele

Die Insolvenzgefahr für Dein eigenes Unternehmen

  • gilt es zu verhindern, in dem Du einen Notfallplan hast,

  • der die klar und deutlich die nächsten Schritte vor Augen führt.

Schema

Schritt 1 Forderungsmanagementsystem auf fehlerhafte Erfassung überprüfen
Schritt 2 Kundenverhalten der letzten Wochen überprüfen und Kontakt aufnehmen
Schritt 3 Vertragliche Regelungen ansehen
Schritt 4 Mahnungen anfertigen und beweisbar zustellen
Schritt 5 Mediations-Schritte einleiten, wenn Kunde nicht einlenkt
Schritt 6 Gerichtliches Mahnverfahren starten, wenn bleibende Rechtsnachteile (z.B. Verjährung) drohen
Schritt 7 Schiedsgericht einschalten, wenn neutraler Dritter helfen könnten
Schritt 8 Klage erheben, wenn bisherige Maßnahmen nicht wirksam waren
Schritt 9 Zwangsvollstreckung aus Titeln mit dem Gerichtsvollzieher besprechen
Schritt 10 Insolvenzverwalter kontaktieren

Auf geht´s!

Schritt 1 Forderungsmanagementsystem auf fehlerhafte Erfassung überprüfen

Wer ein gutes Buchhaltungssystem hat, kann sich innerhalb von Sekunden einen Überblick über das Zahlungsverhalten des Kunden und die Rahmenbedingungen machen. Wichtig sind vor allem folgende Fragen:

  • Fälligkeit: Wann war die Zahlung genau fällig?

  • Verbuchung: Liegt ein Buchungsfehler vor?

  • Konten: Sind alle Zahlungseingänge geprüft worden?

  • Bank: Kann ein Bankirrtum ausgeschlossen werden? z.B. Fehlbuchung durch Nachfrage bei der Bank ausschließen

Schritt 2 Kundenverhalten der letzten Wochen überprüfen und Kontakt aufnehmen

Wenn ein Kunde nicht zahlt, sollte man zunächst sich selbst eine Strategie für den richtigen Umgang mit dem Kunden überlegen, bevor man gleich zu harten “Bandagen” wie Mahnung oder Klage greift.

  • A-, B- oder C-Kunde: Wie war die Zahlungsmoral die letzten Monate?

  • Skonto: Wurde in der letzten Zeit Skonto nicht mehr in Anspruch genommen und auf den letzten Tag erst gezahlt?

  • Bonität: Sind Hinweise in der Presse, Inkassounternehmern, Auskunfteien, im Lieferantenkreis, von Mitbewerbern, von Banken, etc. laut geworden, die auf eine Verschlechterung der Bonität hinweisen? z.B. Zahlungsausfälle, Rechtsformwechsel, Sitzverlegung

  • schlichtes Vergessen: Kann ein schlichtes Vergessen vorliegen?

  • unverschuldet: Liegt eine unverschuldete Zahlungsschwierigkeit vor?

  • Schuldenkönig: Werden absichtlich Zahlungen verschleppt? z.B. angeblich sei schon bezahlt worden, auf ein falsches Konto, etc.

  • letzter Kontakt: Wie war der letzte Kontakt mit dem Kunden? z.B. erste Probleme erkennbar, eingetrübtes Gesprächsklima

  • Mutter-Tochter-Unternehmen: Könnte man sich auch an den Mutterkonzern wenden, um die Begleichung der Forderung anzufragen?

Schritt 3 Vertragliche Regelungen ansehen

Wenn ein Schuldner nicht zahlt kann das auch an den nicht eindeutigen Vereinbarungen liegen:

  • richtiger Schuldner: Wurde die Rechnung an den richtigen Schuldner gesendet?

  • Leistung: Wurde die Leistung bereits erbracht?

  • Mängel: Wurden Mängel behauptet, so dass jetzt ein Zahlungseinbehalt erfolgt?

  • Fristen: Sind die Zahlungsfristen im Vertrag eindeutig?

  • Nachfristen: Hat der Kunde evtl. eine Nachfrist, die er ausnutzt?

  • Verzugszinsen: Sind Verzugszinsen vereinbart worden, auf die man den Kunden hinweisen könnte?

  • Mahngebühren: Wurden Mahngebühren, z.B. 5 Euro pro Mahnung, vereinbart, die nun dem Kunden mitgeteilt werden können?

  • SEPA-Lastschrift: Wurde eine Ermächtigung zur Lastschriftabbuchung erteilt?

  • Ratenzahlung: Wurde Ratenzahlung vereinbart?

  • Stundung: Liegt eine Stundungsabrede vor?

  • Skonto: Wurde Skonto nicht in Anspruch genommen und ein späteres Zahlungsziel gewählt?

  • Gesetzliche Sicherheiten: Besteht evtl. ein Zurückbehaltungsrecht (§§ 273, 320, 321 BGB) an dem Liefergegenstand, so dass man solange dem Kunden die Ware nicht aushändigt, bis bezahlt wurde? weitere Sicherheiten, z.B. gesetzliches Pfandrecht, Abschlagszahlungen (§ 632a BGB)

  • Vertragliche Sicherheiten: Sind Sicherheiten vereinbart worden, deren Verwertung jetzt angekündigt werden kann? z.B. Bürgschaft (§ 765 BGB), Schuldbeitritt eines Dritten (§ 311 BGB), Schuldversprechen (§ 780 BGB) Garantie, etc.

  • Factoring: Kann die Forderung evtl. an einen Factor verkauft werden, um die eigenen Liquidität zu erhalten?

Schritt 4 Mahnungen anfertigen und beweisbar zustellen

Richtig mahnen will gelernt sein! Hier gilt es nun Fingerspitzengefühl und rechtliche Erfahrenheit der in § 286 BGB geregelten Mahnung zu zeigen.

Denn man will zum einen den Kunden nicht verlieren, muss aber selbst auch liquide bleiben! Deshalb kommt es auf die Unternehmen-Strategie an:

  • Erforderlichkeit: Ist der Zahlungstermin so exakt z.B. in der Rechnung bestimmt, dass es eigentlich keiner Mahnung bedarf?

  • 1., 2. und 3. Mahnung: Sollte das in manchen Geschäftsbereichen existierende mehrmalige Mahnen in unterschiedlichen Mahnstufen mit unterschiedlichen Mahntexten angewandt werden? z.B. zuerst höflicher Stil, man geht davon aus, der Schuldner hat die Zahlung schlicht vergessen, dann bestimmtes Aufzählen der Fakten, Setzen einer erneuten Frist, sachlicher Ton, Hinweis auf die bereits entstandenen Zinsen und die Kostenfolgen, zuletzt gerichtliche Schritte in Aussicht stellen

  • Mahn-Rhythmus: Nach welchen Tagen ist das mahnen geschäftsüblich und nicht geschäftsschädigend? z.B. 5 Arbeitstage nach Versand Zahlungserinnerung, weitere 5 Tage später 1. Mahnung, u.s.w.

  • Mündlich oder schriftlich: Sollte erst mündlich gemahnt werden, oder ist eine schriftliche, und besser beweisbare Mahnung schon angeraten?

  • Vorstufen: Reicht evtl. die Androhung einer Mahnung aus, um den Kunden zum Zahlen zu bewegen?

  • Mahnmuster: Sind Mahnmuster mit den 8 Mindestinhalten vorhanden, die schnell auf die betreffende Kundenrechnung angepasst werden können?

  • Mahnkosten: Sind die Mahnkosten mit in die Mahnung aufgenommen worden? z.B.  pauschal 5 Euro

  • Alternativen: Wurden alle Alternativen ergebnislos versucht? z.B. telefonisches Nachhaken, Ratenzahlungsangebot, Stundungsangebot, persönlicher Besuch,

Schritt 5 Mediations-Schritte einleiten, wenn Kunde nicht einlenkt

Streitkultur ist das Wichtigste in dieser Stunde mit einem säumigen Kunden. Deshalb bitte unbeding vorsorgen, damit eine gütliche Streitbeilegung funktioniert. Dabei kann man zunächst in 2 Stufen vorgehen: 1. Stufe Gütliche Streitbeilegung, 2. Stufe Mediation

  • Gütliche Streitbeilegung: Hast Du dem säumigen Kunden mitgeteilt, das Du eine gütliche Streitbelegung durch einen neutralen Dritten z.B. innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Deinem Verlangen möchtest?

  • Mediationsklausel: Die z.B. in AGB enthaltene Medititionsklausel lesen und den Kunden über deren Inhalte informieren, so dass man das Verfahren starten kann.

  • Muster: Mediations-Vereinbarung, z.B. von DGM, Mediations-Klauseln, z.B. Kfw-Klausel 8.1 und 8.2

  • nachträgliche Mediationsvereinbarung: Bei fehlender Vereinbarung, diese nachträglich vereinbaren!

  • Frist: Ist die Frist für den Mediationsbeginn schon abgelaufen? z.B. 21 Tage

  • neutralen Mediator: Einen zur Streitbeilegung ermächtigten Vertreter der Parteien einsetzen, z.B. der IHK, HWK oder einer anderen “neutralen” Stelle!

  • Treffpunkt: Was wäre ein geeigneter Treffpunkt für eine gütliche Streitbeilegung?

Schritt 6 Gerichtliches Mahnverfahren starten, wenn bleibende Rechtsnachteile (z.B. Verjährung) drohen

Die Inanspruchnahme der Gerichte ist erst dann ratsam, wenn alle anderen Alternativen bereits ohne Erfolg versucht wurden oder es irreparable Schäden z.B. durch Verjährung der Forderung einstellen können. Das gerichtliche Mahnverfahren ist dabei ein schnelleres, kostengünstigeres und einfacheres Verfahren als die Klageerhebung:

  • Geldforderung: Liegt eine Geldforderung vor?

  • Verjahrungsunterbrechung: Soll eine Verjährung unterbrochen werden? z.B. wenn Vergleichsverhandlungen nicht möglich sind, § 204 BGB

  • Antrag Mahnbescheid: Hast Du die Vordrucke für eine schriftliche oder online-Beantragung?

  • Musteranträge: online, z.B. in NRW, oder Musterbogen, z.B. Mette.de

  • Widerspruch: Hat der Kunden innerhalb von 14 Tagen gegen den Mahnbescheid Widerspruch erhoben! dann geht es bei entsprechender Antragsstellung im Mahnbescheid vor Gericht

  • Antrag Vollstreckungsbescheid: Hast Du die Vordrucke für eine schriftliche oder online-Beantragung?

  • Einspruch: Hat der Kunden innerhalb von 14 Tagen gegen den Mahnbescheid Einspruch erhoben! dann geht es bei entsprechender Antragsstellung im Mahnbescheid vor Gericht

  • Bestandskraft: Hast Du nach Ablauf der Einspruchsfrist mit den zuständigen Vollstreckungsorganen Maßnahmen zur Eintreibung der Forderung besprochen?

Schritt 7 Schiedsgericht einschalten, wenn neutraler Dritter helfen könnten

Im Gegensatz zur Mediationsverfahren soll ein Schiedsverfahren soll ein gerichtliches Verfahren möglichst ersetzen. Dafür bedarf es allerdings einiger formaler Anforderungen:

  • Schiedsgerichtsklausel: Wurde eine Schiedsgerichtsklausel im Vertrag vereinbart?

  • Muster von Schiedsgerichts-Vereinbarungen, z.B. Kfw-Klausel 8.3

  • Schiedsgerichts-Fristen: Sind die Fristen abgelaufen und evtl. vorher zu durchlaufenden Mediationsschritte erfolglos geblieben?

  • Schiedsgerichtsordnung: Welche Schritte sind nach der zugrundeliegenden Schiedsgerichtsordnung zu gehen? z.B. Hinweise dazu bei der IHK Frankfurt zur Vergleichs- und Schiedsordnung der Internationalen Handelskammer, Paris

Schritt 8 Klage erheben, wenn bisherige Maßnahmen nicht wirksam waren

Mit der Klageerhebung wartet man solange, bis alle vorherigen Beitreibungsversuche nicht oder nicht mehr Erfolg versprechen, z.B. weil die Forderung bestritten wird (dann kein Mahnbescheid mehr), eine Verzögerungstaktik vermutet wird, Verjährung droht.

  • Zuständiges Gericht: Welches Gericht wäre zuständig?

  • Richtiger Klageantrag: Wer hilft bei der Formulierung des Klageantrags?

  • Schlüssigkeitsprüfung: Ist das Klagevorbringen schlüssig?

  • Kostenprüfung: Wie hoch werden die Kosten sein?

  • Dauer des Verfahrens: Wie lange wird das Verfahren dauern?

  • Strafgerichtliche Anzeige: Ist zusätzlich noch eine Strafanzeige, z.B. wegen Eingehungsbetrug, sinnvoll?

Schritt 9 Zwangsvollstreckung aus Titeln mit dem Gerichtsvollzieher besprechen

Sollten die vorgehenden Maßnahmen zu einem vollstreckbaren Titel geführt haben, dann kann man nun versuchen, das Geld beizutreiben!

  • Art der Vollstreckung: In welche Vermögensgegenstände des Schuldners soll vollstreckt werden?

  • Zuständige Organe: Welche Behörden, Gerichte oder Gerichtsvollzieher sind zuständig?

  • Vorhandene Geldmittel: Kann man den Vollstreckungsorganen Tipps geben, wo der Schuldner evtl. Vermögensgegenstände hat?

  • Muster: Gerichtsvollzieherauftrag, z.B. Justiz.de, Ausfüllhinweise bei BMJV.de

  • Vollstreckungsschutz: Existieren bei dem Schuldner Pfändungsschutz oder andere Vollstreckungshindernisse?

  • Straftaten: Welche Straftaten könnte man zur Anzeige bringen? z.B. durch Beiseiteschaffen von Vermögen, § 288 StGB

  • Kosten der Vollstreckung: Werden die Kosten durch die Erlöse aufgewogen?

  • Dauer der Vollstreckung: Wie lange hat man Zeit für eine Vollstreckung?

Schritt 10 Insolvenzverwalter kontaktieren

Auch wenn der Schuldner in Insolvenz sein sollte, darf man nicht aufgeben. Evtl. gibt es auch hier Möglichkeiten, an Teile der Schulden heranzukommen!

  • Sofortiges Handeln bei eingetretener Insolvenz erforderlich: Hast Du z.B. alle nicht benötigten Baustoffe, Maschinen abgezogen? (Vorsicht: eingebaute und bezahlte Baustoffe gehören dem Auftraggeber, Entfernung ist Diebstahl)

  • Indizien der Zahlungsunfähigkeit: Gibt es bereits im Vorfeld eines Insolvenzantrages Indizien? z.B. scheinbar grundlose Kündigung anderer Auftragnehmer durch den Auftraggeber, Gerüchte über Zahlungsprobleme, sofern sie glaubhaft sind, überraschende Arbeitseinstellung durch andere Auftragnehmer,

  • verschiedene gerichtliche Verfahren beachten: Welches Verfahren strebt der Schuldner an? Regelinsolvenzverfahren, Verbraucherinsolvenzverfahren,

  • Gläubigerautonomie: Hast Du Dich kundig gemacht, wie Du Deine Forderungen bestmöglichst verfolgen kannst? z.B. brauchst Du Tipps, wie man dem Schuldner die Restschuldbefreiuung unmöglich macht, z.B. Insolvenzanfechtung, Absonderung bzw. Aussonderung von Gegenständen des Gläubigers, Insolvenz-Betrug erkennen, Forderungen richtig anmelden, Teilnahme an Gläubigerversammlungen

  • Helfer in der Not: Kennst Du Inkassodienste, die Dir helfen? z.B. Straetus,

  • Muster: Hast Du Deine Forderungen ordnungsgemäß angemeldet? Forderungsanmeldung, z.B. IHK-Muster

Zusammenfassung

  • Forderungsausfall bedroht das eigenen Unternehmen und ist sehr ernst zu nehmen
  • 10 wichtige Bereiche muss man ansehen, wenn der Schuldner nicht bezahlt, d.h.
  • von der eigenen Buchhaltung bis hin zur möglichen Insolvenz des Schuldners
  • Die Schuldnertricks müssen mit effektiven Gläubigergegenmitteln entlarvt werden

Call to Action

  • Kontrolliere Dein Buchhaltungssystem!
  • Checke, ob Du alle wichtigen Begriffe und Vorschriften kennst!
  • Mache eine Liste der Personen, die Du brauchst, wenn in einem der 10 Bereiche ein Problem auftritt.
  • Kalkuliere in den Preis Deiner Produkte und Leistunen einen Posten “Wagnis”, z.B. 1 bis 3 % der Rechnungssumme?
  • Lege Dir etwas Geld zurück für die Eintreibung von Aussenständen!
  • Stelle Dir einen Notfallplan mit Checklisten und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu!
  • Überprüfe, ob Du alle Musterformulare hast, z.B. für Mahnungen, AGB, etc.

Quiz

  • Warum sollte man nicht gleich Klage erheben, wenn ein Schuldner nicht bezahlt?
  • Warum kann ein Buchhaltungssystem häufige Einwände der Schuldner entkräften?
  • Was ist der Unterschied zwischen Güte- , Schlichtungs-, Schiedsgerichtgs- und Klageverfahren?
  • Welche Behörden sind in der Zwangsvollstreckung oft einbezogen?
  • Was kann der Insolvenzverwalter helfen, wenn der Schuldner insolvent ist?